文件档案管理的自动化程度直接关系到行政机关的办公质量与办公效率，现在越来越多的企业也是重视这一方面，现在我们的办公工具大多数都是电子计算机，在计算机中，文件是指存放在外部介质上的以文件名为标识的数据的集合，文件可以是语言程序、目标程序、一组命令、图形或者其他数据，且都记录在存储介质上，对文件的处理过程主要是指对文件的读写过程，读文件是指从文件中读取信息，读取的信息存放到某种存储介质中，这个过程称为“输入过程”，写文件是指将某种存储介质中的信息写到指定的文件中，这个过程称为“输出过程”。

读写过程和输入输出过程是从两个不同角度来描述对文件实现的操作过程的，从文件的内容来区分，文件可以分为程序文件和数据文件两大类，前者存储的是程序运行时所用到的输入或输出的数据，从文件的组织形式区分，文件可以分划顺序文件和随机文件，按存储介质来区分，文件可以分为磁盘文件、磁带文件、光盘文件、打印文件等，计算机的文件管理系统不允许同一介质的同一个路径中有两个相同的文件名，否则就无法区别，但不同介质或同一介质的不同路径可以有同名的文件，因为查找文件是按介质和路径进行的。

在进行文档的电子化时，可以采用数码相机将资料、单据拍下来后，对图像进行压缩打包，存入单独的数据库，并且将图像与文字资料分开存储，对数字音踊信号的加工和处理则主要表现在剪辑、合成、静音、增加混响和调整频率等方面，传统的文档的存放，一般是根据文档间的相互联系、特征或保存价值分类整理立卷的，将同类文档放入一个或几个相近的文件夹中，然后进行归类存放，文件销毁工作现在电子文件销毁也是占据很大一部分，纸质文件销毁和电子文件销毁工作的区别还是非常大的。

在中山的文件销毁公司中，对于纸质文件销毁和电子文件销毁的价格都是不同的，纸质文件的销毁方式有机械粉碎、焚烧处理、熔浆再生再造新纸等等，电子文件销毁有机械粉碎、消磁、泡水等等，每种销毁方式销毁方的成本都不同，所以中山文件销毁是怎么报价收费的，对于纸质文件的销毁报价一般是比较低的，因为文件销毁后的纸屑还是能够用于再造新纸的，所以会便宜一些，对于电子文件销毁的收费就会贵一些，主要是因为这些信息载体被破坏之后就没有了利用价值，所以价格会高一些，我们在进行中山文件销毁之前可以货比三家。