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档案文件销毁制度

  现在人们对文件的管理是非常重视的,为使文件管理工作制度化、规范化、科学化,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据公文的有关规定和公司的实际情况,公司会制定一些规矩制度,文件归档工作依照《档案法》和公司档案管理制度及时整理(立卷)、归档,存档时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性,要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则,重要工作、重要会议形成的文件材料,商业文件要及时立卷归档。

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  收文的管理,签收文件时,要检查收文单位或收件人姓名无误后再进行签收,签收文件时,要对文件的份数、标题等内容逐份清查核对,如发现其中一项不对口,应及时报告主管领导,应签写姓名并注明时间,对收到的文件,要分类逐件在收文登记薄上详细登记。登记项目一般包括:收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号、文件标题。参加各种会议带回的文件、材料,在传达、汇报结束后应交办公室保管,个人不得存放。

  凡正式文件应附上“文件处理传阅单”,由办公室主任根据文件内容和性质阅签后,由文书(或秘书)分送领导和承办部门阅办,重要文件或急件应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。为避免文件积压误事,一般应在当天阅签完,传阅文件应严格遵守传阅范围和详细规定,不得将有密级的文件带回家里阅读或随身携带到公共场所,也不得将文件转借其他人阅看,阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交给文书,阅批文件一般不得超过两天,阅后应签名以示负责,

  对已不具备归档和存查价值的文件应填写《档案销毁清单》,经办公室主任审核批准后,可以销毁。销毁秘密文件应到指定场所,由两人以上监销,保证不丢失、不漏销,下发至各基层单位、部室的无密级文件由其自行销毁,并向办公室上报销毁清单,文件销毁是有相当严格的制度的,对于违反文件管理制度并造成影响和损失的人员,视情节轻重,给予行政处罚和经济处罚,由办公室拿出具体处理意见,经领导批示后进行处罚。