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  如果一个企业的绝大部分文档都是分散于各个员工的电脑里,文档丢失的风险是相当大的,企业员工笔记本的丢失、机器损坏以及员工离职,交接遗漏恶意删除、误删除等,都将会造成企业重要文档的永久丢失,由于企业文档存储较分散,对企业员工获取文档信息,也带来了诸多的不便,有些文档可能不知道问谁要,又或者同事出差、请假等,都将使得没法快速便捷地获取文档,影响工作效率,给工作带来不便。

  文件的安全性是一定要保证的,文档的越权操作往往也是对文档安全性的一个潜在威胁,既影响工作,又有可能造成企业机密文档的泄漏,一个文档在很多情况下都是多人同时使用,甚至编写,比如一些项目文档。随着文档的一次次更新,你发给我,我发给你就变的相当频繁,这些过程如果没有一个好的文档管理办法,就容易在很多环节上出错,又因为没有文档的操作记录,最后导致错误的责任互相推诿,这样不但影响了团队合作的效率,也给团队工作带来极大的障碍。

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  大多纸质文档,随着时间的推移,可能会出现一些破损或丢失的现象,纸质文档管理方案来规范企业员工的文档使用流程,行之有效的文档管理解决方案也应充分考虑如何促进协同工作,提升工作效率,纸质文件管理是一个企业的基本功,企业可以高效地解决文档的安全存储、快捷查找、分享及审批问题,保证企业各类纸质资料信息永不丢失,企业中的文件产生的效率也是非常高的,对于没有价值的文件我们需要集中起来统一销毁处理。

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